En muchas ocasiones, los modelos de gestión tradicionales no nos sirven para afrontar un reto que hoy en día resulta fundamental: incorporar cambios con rapidez y en cualquier fase del proyecto. Se trata de evitar lo que tantas veces nos ha ocurrido: cuando el proyecto se encuentra bastante avanzado nos damos cuenta de que no vamos por el buen camino o, simplemente, el cliente decide introducir cambios sustanciales, y esos cambios nos obligan a tirar por la borda todo el trabajo realizado hasta entonces, y nos impiden acabar en el plazo previsto.

 Dado que los cambios nunca van a dejar de existir, lo que necesitamos es ser capaces de gestionar los proyectos de una forma más ágil. Con ese objetivo, en los años 80 los japoneses Takeuchi y Nonaka estudiaron las prácticas de empresas con buenos resultados de rapidez y flexibilidad en la producción: Xerox, Canon, Honda, NEC, Epson, Brother, 3M o Hewlett-Packard. De ahí extrajeron la base de la metodología SCRUM que, aunque nació en el ámbito tecnológico, ha ido creciendo hasta consolidarse en campos de actividad muy diferentes.

Seguro que puedes utilizar algunas de sus técnicas y procedimientos para mejorar la gestión de los proyectos en tu empresa. Estas son algunas de las claves de SCRUM:

Mejor con equipos pequeños y auto-organizados

Los equipos pequeños y formados por miembros de diferentes disciplinas consiguen mejores resultados. Es fundamental que el equipo pueda organizarse por sí mismo y la comunicación sea transparente. Esta es la manera de que todos los miembros se compromentan y se encuentren motivados. De hecho, la palabra SCRUM procede del vocabulario del rugby y significa melé; es decir, esa “figura” en la que los compañeros del equipo se amontonan, forman una piña y empujan todos en la misma direccion.

Punto de vista del usuario

La recogida de requisitos para crear un producto se realiza teniendo en cuenta la visión del cliente y del usuario. Para ello se utilizan las historias de usuario, unas sencillas tarjetas en las que se recoge -de forma esquemática y en un lenguaje claro- QUÉ es lo que queremos hacer.

Con esas historias de usuario construimos la lista de requisitos del producto o “product backlog”. A cada item de la lista se le asigna una prioridad. El equipo tiene que estimar cuánto tiempo es necesario para realizar cada una de las tareas.

Sprints cortos, entregas frecuentes

El mercado exige ciclos de desarrollo cada vez más cortos. Para lograrlo se utiliza el sprint de requisitos o “sprint backlog”, una lista en la que se detalla CÓMO se van a construir los diferentes requisitos del producto.

Los requisitos del product backlog se “trocean” para transformarlos en tareas de no más de 16 horas. Cada sprint suele realizarse en un plazo de entre 2 y 4 semanas. Al final, el objetivo es entregar algo que funcione, para el usuario pueda probarlo y se puedan introducir los cambios necesarios antes de que sea demasiado tarde. Esto es lo que nos permitirá ser flexibles.

• El product owner o dueño del producto, que representa la voz del cliente y aporta la visión de negocio. Él se encarga de escribir las historias de usuario, les da prioridad y las ubica en la lista de requisitos del producto.

• El ScrumMaster o facilitador, que tiene como principal papel el de dejar el camino libre de obstáculos e impedimentos para que el resto del equipo consiga el objetivo del sprint.

• El equipo, que tiene la responsabilidad de entregar el producto. Lo ideal es que incluya entre 5 y 9 miembros, y que pertenezcan a diferentes disciplinas (desarrolladores, diseñadores, etc.).

El papel de los “pollos”, que no son actores esenciales pero sí están implicados y deben ser tenidos en cuenta, lo juegan:

• Los usuarios del producto o aplicación.

• Los clientes y vendedores.

• Los gestores y directivos.

Reunión diaria. Transparencia total

Una de la figuras fundamentales de la metodología SCRUM es la reunión diaria de todo el equipo. Tiene que hacerse de la siguiente forma:

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Fuente: www.pymecrunch.com